Функция вычисления промежуточных итогов в Excel – это простой и удобный способ анализа данных определенного столбца или таблицы.
Промежуточные вычисления сокращают время расчетов и позволяют быстро посмотреть данные о сумме, количестве товара, итоговом доходе и т. д.
Кстати, чтобы эффективнее работать с таблицами можете ознакомиться с нашим материалом Горячие клавиши Excel — Самые необходимые варианты.
Содержание:
Листы документа Excel содержат большое количество информации. Часто просматривать и искать данные неудобно.
Чтобы упростить жизнь пользователей, разработчики программы создали функции для группировки данных.
С их помощью можно легко искать нужные поля и столбцы, а также скрывать информацию, которая в этот момент не нужна.
Обобщить несколько групп листа можно с помощью функции .
Рассмотрим детальнее принцип работы этой функции и её реализацию во всех версиях табличного процессора Excel.
Синтаксис функции
В программе Excel опция отображается в виде ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (№; ссылка 1; ссылка 2; ссылка3;…;ссылкаN), где номер – обозначение функции, ссылка – столбец, по которому подводится итог.
Поля ссылок могут включать в себя не больше 29 ссылок и интервалов, используемых при проведении промежуточных итогов.
Номером может быть любая цифра от 1 до 11. Это число показывает программе, какую функцию следует использовать для подсчета итогов внутри выбранного списка.
Синтаксис опции итогов указан в таблице:
|
Синтаксис |
Действие |
|---|---|
|
1-СРЗНАЧ |
Определение среднего арифметического двух и более значений. |
|
2-СЧЁТ |
Расчет количества чисел, которые представлены в списке аргументов. |
|
3-СЧЁТЗ |
Подсчёт всех непустых аргументов. |
|
4-МАКС |
Показ максимального значения из определяемого набора чисел. |
|
5-МИН |
Показ минимального значения из определяемого набора чисел. |
|
6-ПРОИЗВЕД |
Перемножение указанных значений и возврат результата. |
|
7-СТАНД ОТКЛОН |
Анализ стандартного отклонения каждой выборки. |
|
8-СТАД ОТКЛОН П |
Анализ отклонения по общей совокупности данных. |
|
9-СУММ |
Возвращает сумму выбранных чисел. |
|
10-ДИСП |
Анализ выборочной дисперсии. |
|
11-ДИСПР |
Анализ общей дисперсии. |
Пример реализации промежуточных итогов
Выполнение промежуточных итогов включает в себя такие операции:
- Группировка данных;
- Создание итогов;
- Создание уровней для групп.
Далее функция промежуточных итогов хранится в документе или же удаляется для создания новых вариантов итоговой отчетности.
Группировка таблиц
Следуйте инструкции, чтобы сгруппировать строки. В нашем случае, мы связываем столбцы А, В, С:
1 С помощью мышки выделите столбцы А, В, С, как показано на рисунке ниже.
Рис.2 – выделение нескольких столбцов
2 Теперь, сохраняя выделение, откройте на панели инструментов программы поле «Данные». Затем в правой части окна опций найдите иконку «Структура» и нажмите на неё;
3В выпадающем списке нажмите на «Группировать». Если вы ошиблись на этапе выделения нужных столбиков таблицы, нажмите на «Разгруппировать» и повторите операцию заново.
Рис.3 – группировка информации
4 В новом окне выберите пункт «Строки» и нажмите на «ОК»;
Рис. 4 – группировка строк
5 Теперь снова выделите столбцы А, В, С и проведите группировку, но уже по столбцам:
Рис.5 – создание группы столбцов
Рис.6 – панель управления группами
Создание промежуточных итогов
Опция промежуточных итогов, благодаря использованию групп и стандартных одиннадцати функции (таблица 1), позволяет быстро проводить итоги по заполненным данным таблицы.
Рассмотрим практическое использование этой функции.
Результатом выполнения действия будет появление групп, которые отсортированы по каждому размеру вещи. Следуйте инструкции:
-
Определите, для каких данных нужно проводит итоговые вычисления. В нашем случае это столбец «Размер». Его содержимое нужно отсортировать. Сортировка проводится от большего элемента к меньшему. Выделяем столбец «Размер»;
-
Далее необходимо перейди во вкладку «Данные» на панели инструментов;
-
Найдите поле «Сортировка» и нажмите на него;
-
В появившемся окне выберите пункт «Сортировать в диапазоне указных значений» и нажмите на клавишу «ОК».
Рис.7 – сортировка содержимого столбца
- В результате, все размеры будут отображаться по убыванию. Только после этого мы можем проводить промежуточные итоги, которые затрагивают данные о размерной сетке заказанных вещей.
Рис.8 – результат сортировки
Теперь перейдем к реализации функции «Промежуточный итог»:
- На панели инструментов программы откройте поле ;
- Выберите плитку ;
- Нажмите на ;
Рис.9 – расположение опции на панели инструментов
-
Далее откроется окно настройки и отображения промежуточных итогов. В первом поле выберите имя столбца, для которого будут подводиться итоги. В нашем случае это . При каждом изменении в этом поле данные будут изменяться и в итогах;
-
В поле выберите тип функции, которая применяется ко всем элементам выбранного в первом поле столбца. Для просчета размеров необходимо использовать подсчет количества;
-
В писке вы выбираете тот столбец, в котором будут отображаться промежуточные итоги. Выбираем пункт ;
-
После настройки всех параметров еще раз перепроверьте введённые значения и нажмите на ОК.
Рис.10 – обработка результата
В результате, на листе отобразится таблица в сгруппированном по размерам виде. Теперь очень легко посмотреть все заказанные вещи размера Small, Extra Large и так далее.
Рис.11 – результат выполнения функции
Как видно из рисунка выше, все итоги выводятся между показанными группами в новой строчке.
Итог для одежды с размером Small – 5 штук, для одежды с размером Extra Large – 2 штуки. Под таблицей показывается и общее количество элементов.
Уровни групп
Просматривать группы можно еще и по уровням.
Этот способ отображения позволяет уменьшить количество визуальной информации на экране – вы увидите только нужные данные итогов – количество одежды каждого размера и общее количество.
Нажмите на первый второй или третий уровень в панели управления группами. Выберите наиболее подходящий вариант представления информации:
Рис.12 – просмотр второго уровня
Удаление итогов
Через некоторое время в таблицу будут вноситься другие данные, поэтому появится необходимость в повторной группировке информации.
Старые промежуточные итоги и тип их расчета будет неактуален, поэтому их нужно удалить.
Чтобы удалить итог, выберите вкладку ——.
В открывшемся окне нажмите на клавишу и подтвердите действие кнопкой .
Рис.13 – удаление данных
